Privacyverklaring

1. Wie zijn wij

DepPlan is software voor het plannen van medewerkerscapaciteit en activiteiten. Deze privacyverklaring is van toepassing op het gebruik van de DepPlan‑website en applicatie door (kandidaat)gebruikers en bezoekers.

De verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens die via de DepPlan-website worden verzameld is:

Voor organisaties die DepPlan gebruiken voor hun eigen personeelsplanning treedt Roban Automatisering op als verwerker; de organisatie zelf (bijvoorbeeld het ziekenhuis of de zorginstelling) is dan verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens van haar medewerkers. Afspraken hierover zijn vastgelegd in de verwerkersovereenkomst met die organisatie.

2. Welke gegevens verwerken wij

Afhankelijk van uw gebruik kunnen wij de volgende gegevens verwerken:

• Identificatie: naam en e‑mailadres.
• Accountgegevens: versleuteld wachtwoord (hash), rollen en rechten.
• Profielgegevens: (optioneel) geboortedatum, profielfoto.
• Planningsgegevens: inzet, taken/activiteiten, afwezigheid, vervanging.
• Communicatie: opmerkingen/feedback die u zelf invoert.
• Technische loggegevens: tijdstip van acties, foutmeldingen, prestatiestatistieken.
• Rapportages: rapporten worden client‑side gegenereerd in de browser en niet opgeslagen in DepPlan, tenzij u deze zelf lokaal opslaat.

DepPlan is bedoeld voor capaciteits- en werkplanning en is niet ontworpen om medische of gezondheidsgegevens van patiënten te verwerken. Mocht een organisatie toch bijzondere persoonsgegevens (bijv. gezondheidsgegevens van medewerkers, zoals bij langdurig verzuim) invoeren, dan gelden hiervoor de aanvullende afspraken uit de verwerkersovereenkomst met die organisatie.

3. Doeleinden en rechtsgrond

Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doelen, elk met een eigen rechtsgrond onder de AVG:

• Aanmaken en beheren van gebruikersaccounts en autorisaties — noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst met de gebruikersorganisatie (art. 6 lid 1 sub b/f AVG).
• Uitvoeren van personeels- en capaciteitsplanning en gerelateerde rapportages — noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG).
• Communicatie over planning, wijzigingen en verzoeken (bijv. verlof) — noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG).
• Beveiliging, monitoring en verbetering van de applicatie — gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG), namelijk het waarborgen van een veilige en betrouwbare dienst.
• Optionele profielgegevens (bijv. profielfoto) — gebaseerd op toestemming (art. 6 lid 1 sub a AVG), die u te allen tijde kunt intrekken.

Wij nemen geen besluiten die uitsluitend zijn gebaseerd op geautomatiseerde verwerking (waaronder profilering) en die rechtsgevolgen hebben of u anderszins in aanmerkelijke mate treffen.

4. Bewaartermijnen

Wij bewaren gegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld of zolang dit wettelijk vereist is. Als richtlijn hanteren wij:

• Accountgegevens en planningsgegevens: gedurende de looptijd van de overeenkomst met de gebruikersorganisatie, en tot [aantal] maanden na beëindiging voor overdracht en ondersteuning, tenzij eerder verwijdering wordt verzocht.
• Financieel-administratieve gegevens (indien van toepassing): 7 jaar, conform de wettelijke fiscale bewaarplicht.
• Technische loggegevens: maximaal [aantal] maanden, tenzij langer nodig voor onderzoek naar een beveiligingsincident.
• Contactformulier- en supportverzoeken: maximaal [aantal] maanden na afhandeling.

Organisaties die DepPlan gebruiken kunnen aanvullende of afwijkende bewaartermijnen afspreken in de verwerkersovereenkomst.

5. Delen met derden (verwerkers)

Wij verkopen uw gegevens niet. Gegevens worden alleen gedeeld met partijen die betrokken zijn bij de levering van DepPlan (hosting, e‑mail/delivery, monitoring) en uitsluitend op basis van een verwerkersovereenkomst. Onze applicatie en gegevens worden gehost binnen [de Europese Unie / Nederland — locatie invullen]. Doorgifte buiten de EU/EER vindt niet plaats, tenzij adequate waarborgen zijn getroffen (bijvoorbeeld EU-modelcontractbepalingen).

6. Cookies

DepPlan gebruikt voornamelijk functionele cookies om in te loggen en uw sessie te bewaren. Deze cookies zijn noodzakelijk voor het functioneren van de applicatie en vereisen daarom geen toestemming. Wij plaatsen geen tracking cookies om uw surfgedrag over meerdere websites te volgen.

• Functioneel (geen toestemming vereist): sessiebeheer, voorkeuren en autorisatie.
• Prestatie/statistiek: waar wij anonieme, niet tot een persoon herleidbare gebruiksstatistieken verzamelen (bijv. laadtijden en foutmeldingen), is geen toestemming vereist. Zodra hiervoor een cookie of tool wordt ingezet die individuele gebruikers herkent, vragen wij hiervoor eerst uw toestemming via een cookiemelding.

U kunt uw browser zo instellen dat cookies worden geblokkeerd of verwijderd. Houd er rekening mee dat de applicatie zonder sessiecookies niet goed kan werken.

7. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om misbruik, verlies en onbevoegde toegang tegen te gaan, waaronder:

• Rol‑gebaseerde toegang binnen DepPlan, met logging van acties.
• Versleutelde gegevensoverdracht (HTTPS/TLS).
• Versleutelde opslag van wachtwoorden (hashing).
• Periodieke evaluatie van onze beveiligingsmaatregelen.

Wij werken actief toe naar certificering volgens NEN7510 en ISO 27001, de normen voor informatiebeveiliging in de zorg. Zodra deze certificering is behaald, communiceren wij dit hier en op onze website.

8. Uw rechten

U heeft het recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid en bezwaar. Waar verwerking op toestemming berust, kunt u die toestemming altijd intrekken.

Verzoeken kunt u indienen via onze contactpagina of via andredebie@depplan.nl. Wij reageren zo snel mogelijk en in elk geval binnen de wettelijke termijn van één maand.

Bent u niet tevreden over hoe wij met uw persoonsgegevens omgaan? Dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

9. Contact

Heeft u vragen over deze privacyverklaring of wilt u een verzoek indienen? Neem contact op: contact.

10. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen. Bovenaan deze pagina staat de datum van de laatste wijziging. Bij ingrijpende wijzigingen informeren wij gebruikers via de applicatie of per e‑mail.

Terug naar boven