Over DepPlan

DepPlan is een krachtig systeem voor personeelscapaciteitsplanning. Het combineert centrale planning met ruime mogelijkheden voor autonome roosterbeheer door medewerkers zelf.

Het systeem is met name geschikt voor afdelingen waar medewerkers verschillende werkzaamheden combineren, die onderling goed moeten worden afgestemd op basis van beschikbare en benodigde capaciteit.

De afdeling Fysiotherapie van het Maastricht UMC+ is medegrondlegger van DepPlan. Het zorgvuldig ontwikkelde planningsproces van deze afdeling is vertaald naar een moderne webapplicatie met voordelen als betrouwbaarheid, performance, gebruiksgemak en multi-user toegang.

Voorbeeld: Capaciteitsplanning Fysiotherapie

Vanuit een centrale planning wordt automatisch een rooster gegenereerd op basis van beschikbaarheid — ook voor toekomstige medewerkers of complexe situaties (bijv. verlof, parttime dagen, etc.).

De realiteit verandert continu: ziekte, ruilingen, cursussen, overwerk of last-minute wijzigingen. DepPlan zorgt ervoor dat het rooster flexibel kan worden aangepast zonder grip te verliezen op de benodigde capaciteit.

Medewerkers kunnen zelf wijzigingen aanbrengen — binnen vooraf ingestelde toleranties en na afstemming. Elke wijziging toont direct de impact op verlof- of overwerkruimte, zodat het team zelfstandig kan handelen.

Roosterwijzigingen zijn eenvoudig uit te voeren, vaak met slechts een paar klikken. Er kunnen opmerkingen worden toegevoegd voor transparantie richting collega’s. Alle wijzigingen worden gelogd, zodat helder blijft wie wat heeft aangepast.

Capaciteitsbehoefte

De planning past zich aan op de actuele capaciteitsbehoefte. Tijdens vakantieperiodes of piekmomenten kan de bezettingsnorm eenvoudig worden bijgesteld. Dit beïnvloedt direct de ruimte voor verlof of extra inzet.

Capaciteitsbehoefte kan gebaseerd zijn op historische data, formatiestructuur of dienstverleningsafspraken.

Administratie

Alle roostergegevens en -wijzigingen worden automatisch verwerkt voor administratieve doeleinden. Onderstaande afbeelding toont een maandoverzicht waarbij alleen relevante items zijn gemarkeerd.

Management

DepPlan verzamelt zowel toekomstige planningen als gerealiseerde inzet. Via rapportages en dashboards kunnen inzichten worden verkregen in trends, knelpunten en optimalisatiemogelijkheden.