Over DepPlan

DepPlan is een systeem voor capaciteitsplanning van personeel. Naast centrale planning biedt het systeem nadrukkelijke mogelijkheden voor autonome planning door de medewerker zelf.

DepPlan is bijzonder geschikt voor afdelingen waarvan de medewerkers verschillende werkzaamheden hebben, die nauw moeten worden afgestemd met andere medewerkers ten aanzien van de beschikbare en minimaal wenselijke capaciteit.

De afdeling fysiotherapie van het Maastricht Universitair Medisch Centrum MUMC+ is medegrondlegger van DepPlan. Het goed doordachte proces van de afdeling Fysiotherapie is nu gecombineerd met de voordelen van een webapplicatie. Voordelen als databetrouwbaarheid, performance, beschikbaarheid, gemak in gebruik en multi-user gebruik zijn daarbij belangrijke factoren. Het capaciteitsplanningsysteem DepPlan is universeel inzetbaar voor onder andere alle mogelijke paramedische afdelingen. Ter illustratie volgt hier voorbeeld:

Capaciteitsplanning afdeling Fysiotherapie

Vanuit een centrale capaciteitsplanning wordt een rooster gegenereerd. Rekening houdend met de beschikbaarheid van de medewerker. Ook als deze pas over 3 maanden begint, ergens er 6 maanden tussenuit gaat, en op de oneven weken op vrijdag niet werkt.

Het opstellen van een passend rooster is al een heel karwei, waarbij de waan van de dag een planning als een kaartenhuis kan doen instorten. Ziekte, het uithelpen bij elkaar, diensten ruilen, verlof, invallen, overwerken, cursus, gewijzigde vakantie, etc. leiden onvermijdelijk tot wijzigingen in het rooster. Wijzigingen die er moeten toe leiden, dat er voldoende capaciteit aan medewerkers aanwezig blijft.

Om onnodige overleg te voorkomen is autonomie van de medewerker belangrijk. Medewerkers kunnen daarom naast hun eigen rooster ook die van een collega wijzigen! Uiteraard na overleg en binnen toleranties. Dit geldt ook voor ruilen van diensten in het weekend of op feestdagen. Bij alle roosterwijzigingen is de impact op positieve of negatieve ruimte voor verlof direct zichtbaar. Dit stelt het team in staat om wijzigingen slagvaardig te ondervangen.

Roosters wijzigen gebeurt eenvoudig en overzichtelijk. Veelal met slechts enkele klikken.

Aan roosterwijzigingen kunnen opmerkingen worden toegevoegd. Dit biedt extra informatie voor collega's.

Alle wijzigingen worden gelogd, waardoor er goede transparantie blijft over wie welke aanpassing gedaan heeft.

Capaciteitsbehoefte

Capaciteitsplanning is onderhevig aan de (actuele) capaciteitsbehoefte. Het management kan op ieder moment de ingeschatte capaciteitsbehoefte aanpassen, bijvoorbeeld in vakantieperiodes kan de bezettingsnorm worden aangepast. Deze aanpassing resulteert in meer of minder ruimte om verlof te kunnen nemen.

Er zijn verschillende manieren om de capaciteitsbehoefte te bepalen. Vaak is door historie de formatie ruimte ontstaan, maar ook dienstverlenings overeenkomsten spelen daar een rol bij.

Administratie

Alle roostergegevens, inclusief de roosterwijzigingen staan in DepPlan geboekt en worden ook automatisch geadministreerd om verwerkt te kunnen worden door de administratie.

Onderstaande afbeelding toont een maandoverzicht, waarin voor de administratie alleen de relevante roosterinformatie in een kleur is gemarkeerd. Na verwerking worden de roosteritems geblokkeerd voor wijziging.

Management

DepPlan bevat gegevens van planning (toekomst) en realisatie (historie). Deze gegevens kunnen in diverse rapporten of dashboards worden weergegeven.

Informeer naar de mogelijkheden voor een pilot via de contactpagina.